Chi phí là gì và phân loại như thế nào?

Chi phí là số tiền mà một tổ chức hoặc cá nhân phải chi trả để duy trì và thực hiện các hoạt động kinh doanh, dịch vụ, hoặc để sở hữu và duy trì tài sản. Chi phí có thể phân loại theo nhiều cách, tùy thuộc vào mục đích sử dụng thông tin và ngữ cảnh cụ thể. Dưới đây là một phân loại chi tiết:

1. **Theo Mục Đích Sử Dụng:**
   - **Chi Phí Sản Xuất:** Chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
   - **Chi Phí Bán Hàng và Quảng Bá:** Liên quan đến việc quảng bá, quảng cáo, và các chi phí liên quan đến việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
   - **Chi Phí Quản Lý và Hỗ Trợ:** Gồm chi phí vận hành tổ chức, quản lý, và các dịch vụ hỗ trợ.

2. **Theo Quy Mô và Thời Gian:**
   - **Chi Phí Cố Định:** Là chi phí không thay đổi theo mức sản xuất hoặc doanh số bán hàng (ví dụ: chi phí thuê nhà).
   - **Chi Phí Biến Động:** Biến động tùy thuộc vào mức sản xuất hoặc doanh số bán hàng (ví dụ: nguyên vật liệu sản xuất).

3. **Theo Xác Định và Không Xác Định:**
   - **Chi Phí Xác Định:** Dễ xác định và gán trực tiếp cho một sản phẩm hoặc dự án cụ thể.
   - **Chi Phí Không Xác Định:** Không thể gán chính xác cho một sản phẩm cụ thể do tính chất chung của nó.

4. **Theo Xuất Xứ và Thành Phần:**
   - **Chi Phí Trực Tiếp:** Liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ (ví dụ: tiền lương lao động trực tiếp).
   - **Chi Phí Gián Tiếp:** Không liên quan trực tiếp đến sản xuất nhưng ảnh hưởng đến tổng chi phí (ví dụ: chi phí quản lý).

5. **Theo Sự Chi Trả và Sử Dụng:**
   - **Chi Phí Kinh Doanh:** Liên quan đến việc duy trì hoạt động kinh doanh chung.
   - **Chi Phí Tài Chính:** Liên quan đến việc chi trả lãi vay và các chi phí tài chính khác.

6. **Theo Tính Toán:**
   - **Chi Phí Số Hóa:** Liên quan đến việc triển khai và duy trì các giải pháp số hóa.
   - **Chi Phí Không Số Hóa:** Liên quan đến các chi phí truyền thống không liên quan đến công nghệ số.

Phân loại chi phí theo cách này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về cách nguồn lực và ngân sách của họ được sử dụng và phân phối.

Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xác định bằng việc lấy doanh thu từ hoạt động kinh doanh trừ đi chi phí mà doanh nghiệp đã sử dụng trong kỳ. Như vậy, chủ doanh nghiệp muốn xác định lợi nhuận thu về từ hoạt động kinh doanh cần phải nắm rõ cả hai chỉ tiêu là doanh thu và chi phí.

1. Chi phí là gì ?

Chi phí là chỉ tiêu được phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và được sử dụng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế định nghĩa chi phí doanh nghiệp là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm thiểu tài sản hoặc sự gia tăng nợ phải trả”.

Nói một cách dễ hiểu thì chi phí (expenses) là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng.

Việc xác định chi phí có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp vì đây là cơ sở để chủ doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra lựa chọn về phương án sản xuất, kinh doanh có lợi nhất, đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính toán và phân tích chi phí còn giúp chủ doanh nghiệp định hướng và đưa ra các quyết định phù hợp trong từng thời kỳ kinh doanh nhằm từng bước tối ưu chi phí doanh nghiệp

Để được coi là một khoản chi phí doanh nghiệp và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả;
• Mức giảm đó phải được xác định một cách đáng tin cậy;
• Khoản chi phí đó phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với thu nhập.

Cuối cùng, một đặc điểm cực kỳ quan trọng của chi phí đó là cần được định lượng bằng tiền và phải được xác định trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Những nhầm lẫn về chi phí

2.1 Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra

Không ít chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn còn nhầm lẫn giữa khái niệm chi phí doanh nghiệp và dòng tiền ra, nghĩa là cứ thấy có chi tiền thì xem như đã phát sinh chi phí.

Nhầm lẫn thường gặp nhất giữa chi phí và dòng tiền ra là: Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ (trong kế toán gọi là chi phí trả trước).

Ví dụ 1: Tháng 6/2021 doanh nghiệp A thuê nhà của doanh nghiệp B trong 6 tháng, phục vụ mục đích quản lý doanh nghiệp, trị giá 300 triệu đồng. Công ty A tính ra chi phí điện nước, mặt bằng, lương nhân viên trong kỳ là 100 triệu.

Công ty A tính chi phí tháng 6 là: 300 + 100 = 400 triệu đồng

Đây là cách tính sai bởi lẽ, khoản 300 triệu này phần lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp A thu về kéo dài 6 tháng, nên thực chất chi phí mà họ bỏ ra trong từ tháng sẽ là

300 : 6 = 50 triệu đồng

Và tổng chi phí quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp A trong tháng 6 sẽ là: 50 + 100 = 150 triệu đồng. Giá trị dòng tiền ra của công ty A đang là 300 triệu nhưng thực chất chi phí mà công ty A sử dụng trong tháng sau chỉ là 150 triệu đồng.

2.2. Nhầm lẫn liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Đây là một sai lầm rất thường gặp ở nhiều công ty mới thành lập khi chưa có bộ máy kế toán. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào chi phí trong kỳ mua; hoặc coi giá trị tài sản là chi phí đầu tư ban đầu mà không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các kỳ.

Các nhầm lẫn này khiến DN ghi nhận thiếu/thừa chi phí, dẫn đến đánh giá sai kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Do tài sản cố định sẽ tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ nên doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao tài sản vào chi phí từng kỳ.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp A đầu năm 2019 mua một thiết bị X phục vụ cho hoạt động sản xuất, trị giá của thiết bị X là 2 tỷ đồng. Doanh nghiệp ước tính có thể sử dụng thiết bị X trong thời gian 5 năm.

Năm 2019 Doanh thu là 400 triệu, các chi phí khác là 250 triệu đồng

Năm 2020 Doanh thu là 800 triệu, các chi phí khác là 410 triệu đồng

Cách tính sai: Tính hết 2 tỷ thiết bị X vào chi phí năm 2019

Lợi nhuận năm 2019 là: – 1,6 tỷ đồng; Lợi nhuận năm 2020 là 400 triệu.

Từ đây đánh giá DN đang tăng trưởng lợi nhuận rất tốt. Đây là kết luận sai do cách tính toán sai khi ghi nhận chi phí.

=> Cách tính đúng: Trích khấu hao chi phí thiết bị X vào chi phí sản xuất mỗi năm.

Cụ thể: Chi phí mỗi năm từ khấu hao thiết bị X là: 2 tỷ : 5 = 400 triệu

Lợi nhuận năm 2019 là 400 – 400 – 250 = -250 triệu (lỗ);

Lợi nhuận năm 2020 là 800 – 400 – 410 = – 10 triệu (lỗ)

Như vậy, thực chất cả hai năm doanh nghiệp đều đang lỗ chứ không phải lãi nhiều vào năm 2020 như cách tính sai bên trên.

2.3 Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp

Có rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh và đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện ghi nhận chi phí nhưng thực chất lại bị bỏ qua, tiêu biểu là chi phí lương của nhóm chủ doanh nghiệp.

Nếu chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia điều hành, quản lý, cần tính lương của chủ DN để đưa vào chi phí quản lý DN. Điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc chi phí của công ty là chính xác

2.4 Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Chẳng hạn, khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, nếu ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu này vào chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Bởi lẽ, chỉ khi nào nguyên vật liệu đó được đưa vào sản xuất thì mới “đóng góp” vào chi phí doanh nghiệp. Nguyên vật liệu còn nằm trong kho là một dạng hàng tồn kho (tài sản) chứ chưa phải chi phí.

2.5 Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí

Một số doanh nghiệp có cách hiểu sai là sẽ chỉ ghi nhận khoản chi phí khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán. Tuy nhiên, đây là một cách hiểu sai bởi chi phí được ghi nhận khi đảm bảo đáp ứng cả ba điều kiện bao gồm: làm giảm giá trị tài sản / tăng nợ phải trả; được xác định một cách đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc phù hợp với thu nhập. Như vậy, việc ghi nhận chi phí không phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ người bán.

Ví dụ: Hóa đơn điện nước của tháng 12/2020, đến đầu tháng 1 doanh nghiệp mới nhận được; DN vẫn phải ghi nhận khoản điện nước này là chi phí của tháng 12 vì nó phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tháng 12.

3. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

Các cách phân loại chi phí sản xuất chủ yếu:

3.1. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)

Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố sau:

• Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ… sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực).
• Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).
• Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động.
• Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả lao động.
• Yếu tố khấu hao TSCĐ: phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ.
• Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh.
• Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3.2. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo khoản mục cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng.

Giá thành toàn bộ của sản phẩm bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
• Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phải trả trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
• Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất, chi phí sản xuất chung bao gồm các yếu tố sau.
  • Chi phí nhân viên phân xưởng bao gồm chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.
  • Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.
  • Chi phí dụng cụ: bao gồm về chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.
  • Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao của TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất quản lý sử dụng.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động phục vụ và quản lý sản xuất của phân xưởng và đội sản xuất.
  • Chi phí khác bằng tiền: là các khoản trực tiếp bằng tiền dùng cho việc phục vụ và quản lý và sản xuất ở phân xưởng sản xuất.
• Chi phí bán hàng: là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ loại chi phí này có: chi phí quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng và chi phí khác gắn liền đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa…
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
  • Chi phí nhân viên quản lý chi phí vật liệu quản lý,
  • Chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng chung toàn bộ doanh nghiệp,
  • Các loại thuế, phí có tính chất chi phí,
  • Chi phí tiếp khách, hội nghị.

3.3. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ trực tiếp để chế tạo ra sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương, các khoản trích lương, phụ cấp mang tính chất lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
• Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan tới hoạt động quản lý phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng, tổ đội (chi phí nhân viên phân xưởng, nguyên vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ; chi phí khấu hao thiết bị sản xuất, nhà xưởng; dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác)

3.4. Phân loại theo nội dung của chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh.
• Chi phí nhân công: bao gồm các khoản tiền lương, thưởng, khoản trích lương tính vào chi phí trong kỳ phục vụ cho quá trình sản xuất.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: là giá trị hao mòn của tài sản cố định được sử dụng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí bằng tiền.

3.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

• Chi phí cố định: là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của đơn vị.
• Chi phí biến đổi: là những chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động sản xuất của đơn vị.

3.6. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận

• Chi phí thời kỳ: là chi phí phát sinh sẽ làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí sản phẩm: là các khoản chi phí phát sinh tạo thành giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm và nó được coi là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành phí tổn khi sản phẩm được tiêu thụ.

3.7. Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí

• Chi phí trực tiếp: là những khoản chi phí phát sinh được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng tập hợp chi phí.
• Chi phí gián tiếp: là loại chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, do đó người ta phải tập hợp sau đó tiến hành phân bổ theo những tiêu thức thích hợp.

4. Cung cấp các khái niệm liên quan – phí và lệ phí

4.1 Các thông tin về phí

Theo Khoản 1 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công được quy định trong Danh mục phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…

Mục đích của các loại phí là nhằm cơ bản bù đắp chi phí. Thêm vào đó, việc thu phí cũng mang tính phục vụ khi cá nhân, tổ chức được cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công.

Xác định mức thu phí dựa trên nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tính đến chính sách phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước trong từng thời kỳ. Đồng thời, xác định mức thu phí cũng cần dựa trên nguyên tắc bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công là những đơn vị có thẩm quyền thu phí. Các khoản thu phí sau đó được:

• Khấu trừ nếu cơ quan nhà nước được khoán chi phí hoạt động từ nguồn thu phí;
• Để lại một phần hoặc toàn bộ số tiền phí thu được để trang trải chi phí hoạt động cung cấp dịch vụ, thu phí trên cơ sở dự toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với các đơn vị sự nghiệp công;
• Phần còn lại sẽ nộp vào Ngân sách nhà nước.

4.2 Các thông tin về lệ phí

Theo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản tiền được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Luật này.

Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,…

Về cơ bản, lệ phí được cơ quan có thẩm quyền ấn định từ trước. Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp chi phí. Xác định mức thu lệ phí trên cơ sở bảo đảm công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Cơ quan nhà nước là đơn vị duy nhất được thu lệ phí, các khoản thu này sau đó được nộp toàn bộ vào Ngân sách nhà nước.

Chỉ tiêu chi phí là chỉ tiêu đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh… Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác và kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời.

Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ ví dụ như phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới có nhiều tính năng nổi bật, nhất là các tính năng về doanh thu như:

• Chi phí: Theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh
• Chỉ tiêu tài chính: Xem tổng quan tình hình sức khỏe của doanh nghiệp như khả năng hoạt động, khả năng sinh lời…
• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.